Split payment – co to jest i jak wpływa na płynność w MŚP

Split payment, czyli inaczej mechanizm podzielonej płatności, to sposób regulowania należności za faktury, w którym kwota netto trafia na główny rachunek sprzedawcy, a podatek VAT odprowadzany jest automatycznie na specjalny rachunek VAT. Mechanizm ten został wprowadzony w Polsce w 2018 roku i ma na celu ograniczenie nadużyć podatkowych, a także usprawnienie kontroli przepływów finansowych.

Jak działa split payment?

Zasada działania jest stosunkowo prosta:

• Podczas dokonywania przelewu za fakturę, należy wybrać opcję „podzielonej płatności” w bankowości elektronicznej.
• Bank automatycznie dzieli wpłacaną kwotę na część netto (trafiającą na zwykły rachunek) oraz część VAT (trafiającą na dedykowany rachunek VAT).
• Sprzedawca zyskuje łatwiejszy dostęp do informacji o kwotach netto i wysokości należnego podatku VAT.

Czy split payment jest obowiązkowy?

Od listopada 2019 roku split payment jest obowiązkowy dla wybranych branż i transakcji. Dotyczy to przede wszystkim towarów oraz usług obarczonych wysokim ryzykiem nadużyć w zakresie podatku VAT (m.in. elektroniki czy wyrobów stalowych). Szczegółowe regulacje określa ustawa o VAT. W praktyce, jeśli na fakturze znajduje się informacja o zastosowaniu mechanizmu podzielonej płatności, nabywca jest zobowiązany do zapłaty kwoty VAT na konto VAT sprzedawcy.

Wpływ mechanizmu podzielonej płatności na płynność finansową w MŚP

Małe i średnie przedsiębiorstwa (MŚP) często działają na ograniczonych zasobach finansowych, dlatego każdy dodatkowy mechanizm kontroli przepływów pieniężnych może znacząco wpłynąć na ich płynność finansową. Poniżej przedstawiamy najważniejsze aspekty:

1. Trudniejszy dostęp do środków z VAT

Kwoty odprowadzane na rachunek VAT są zablokowane do określonych celów (np. zapłaty VAT do urzędu skarbowego). Oznacza to, że nie można ich swobodnie wykorzystać na bieżące wydatki firmy. W rezultacie przedsiębiorstwo może mieć chwilowo mniejszą płynność, zwłaszcza jeżeli cykl rozliczeniowy wymaga nagłego przepływu gotówki.

2. Lepsza kontrola nad przepływami podatkowymi

Dzięki split payment przedsiębiorcy mają pewność, że VAT trafia na dedykowany rachunek. Ułatwia to kontrolę kwot przeznaczonych na rozliczenia z fiskusem oraz ogranicza ryzyko zaległości podatkowych. W perspektywie długoterminowej może to poprawić relacje z urzędem skarbowym i zmniejszyć ryzyko kar.

3. Możliwość przyspieszonego zwrotu VAT

W niektórych przypadkach urzędy skarbowe przychylniej rozpatrują wnioski o zwrot VAT przedsiębiorstw, które stosują mechanizm podzielonej płatności. Może to oznaczać szybsze odzyskanie nadpłaconych kwot, co poprawi płynność firmy w dłuższej perspektywie.

Korzyści i wyzwania związane ze split payment dla MŚP

• Zwiększone bezpieczeństwo podatkowe – Dzięki zablokowaniu części VAT na osobnym rachunku, przedsiębiorca minimalizuje ryzyko nieprawidłowego rozliczenia podatku.
• Łatwiejsze planowanie podatkowe – Firmy z góry wiedzą, ile środków muszą przekazać na VAT, co sprzyja zachowaniu dyscypliny finansowej.
• Ograniczona elastyczność w zarządzaniu środkami – Mechanizm może utrudnić elastyczne gospodarowanie środkami, szczególnie jeżeli firma musi szybko sfinansować inne potrzeby.
• Koszty dostosowania się – Niektórzy przedsiębiorcy muszą zmienić systemy księgowe oraz procedury płatności, co generuje dodatkowe wydatki i konieczność szkoleń.

Praktyczne wskazówki dla MŚP

Aby zminimalizować negatywne skutki mechanizmu podzielonej płatności i efektywnie zarządzać płynnością finansową, warto zwrócić uwagę na kilka praktycznych aspektów:

• Regularne monitorowanie stanu rachunku VAT – Pozwoli to na świadome planowanie terminów płatności i uniknięcie nieprzyjemnych niespodzianek.
• Współpraca z księgowym lub biurem rachunkowym – Profesjonalne wsparcie pomaga prawidłowo naliczyć i zaplanować płatności podatkowe, a także interpretować zmiany w przepisach.
• Optymalizacja terminów płatności – Warto negocjować z kontrahentami dogodniejsze warunki rozliczeń i korzystać z wszelkich dostępnych preferencji (np. faktoring).
• Kontrola stanów magazynowych – Efektywne zarządzanie zapasami może przyczynić się do poprawy płynności i złagodzenia wpływu podzielonej płatności na finanse.

Podsumowanie

Mechanizm split payment wprowadza większą przejrzystość i bezpieczeństwo podatkowe, ale niesie ze sobą wyzwania w zakresie płynności finansowej, zwłaszcza dla małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP). Kluczem do skutecznego zarządzania split payment jest świadome planowanie przepływów pieniężnych i odpowiednie dostosowanie procesów księgowych. Dzięki temu można zminimalizować ryzyko utraty płynności i wykorzystać korzyści płynące z mechanizmu podzielonej płatności do dalszego rozwoju firmy.