Outsourcing w firmie – kiedy warto z niego skorzystać

W dzisiejszych czasach firmy coraz częściej szukają sposobów na zwiększenie swojej efektywności i konkurencyjności. Jednym z rozwiązań jest outsourcing, czyli przekazywanie niektórych zadań lub procesów biznesowych zewnętrznym podmiotom. Ale kiedy warto skorzystać z outsourcingu i jakie korzyści może to przynieść Twojej firmie? W tym artykule przyjrzymy się bliżej zagadnieniu outsourcingu, jego zaletom, wadom oraz sytuacjom, w których jego zastosowanie może być szczególnie korzystne.

Co to jest outsourcing?

Outsourcing to praktyka biznesowa polegająca na zlecaniu części działalności przedsiębiorstwa zewnętrznym dostawcom usług. Może to obejmować różne dziedziny, takie jak IT, księgowość, HR, marketing, logistyka czy nawet produkcja. Dzięki temu firma może skupić się na swojej podstawowej działalności, jednocześnie korzystając z wiedzy i doświadczenia specjalistów w danych obszarach. Outsourcing może przyjmować różne formy, od prostych zleceń pojedynczych zadań po kompleksowe przekazanie całych działów firmy.

Zalety outsourcingu

• Redukcja kosztów – dzięki outsourcingowi firmy mogą obniżyć koszty operacyjne, unikając inwestycji w infrastrukturę, sprzęt czy szkolenie pracowników. Zewnętrzni dostawcy często oferują korzystniejsze ceny dzięki efektowi skali.
• Dostęp do specjalistów – zewnętrzni dostawcy usług dysponują wyspecjalizowaną kadrą, co pozwala na korzystanie z najnowszej wiedzy i technologii bez konieczności zatrudniania drogich ekspertów na stałe.
• Skupienie na kluczowych kompetencjach – przekazanie części zadań na zewnątrz pozwala firmie skupić się na tym, co najważniejsze dla jej rozwoju i budowania przewagi konkurencyjnej.
• Elastyczność – outsourcing umożliwia szybkie dostosowanie się do zmieniających się warunków rynkowych, bez konieczności restrukturyzacji wewnętrznej.
• Zwiększenie efektywności – specjalistyczne firmy outsourcingowe często dysponują zaawansowanymi procesami i technologiami, które mogą poprawić jakość i szybkość realizacji zadań.

Kiedy warto rozważyć outsourcing w firmie?

Nie każda firma od razu powinna decydować się na outsourcing. Warto rozważyć to rozwiązanie w następujących sytuacjach:

• Brak wewnętrznych zasobów – jeśli firma nie dysponuje wystarczającą wiedzą, technologią lub personelem w danym obszarze, a rozwijanie tych kompetencji wewnętrznie jest nieopłacalne lub czasochłonne.
• Chęć redukcji kosztów – gdy koszty utrzymania działu są wyższe niż zlecenie usług zewnętrznym podmiotom, szczególnie w przypadku procesów niekluczowych.
• Potrzeba szybkiego wdrożenia nowych rozwiązań – zewnętrzni dostawcy często mają gotowe rozwiązania i procedury, co przyspiesza wprowadzenie zmian i nowych projektów.
• Zmienność popytu – w branżach o sezonowym charakterze outsourcing pozwala na elastyczne zarządzanie zasobami bez konieczności zwalniania i zatrudniania pracowników.

Cytując Henrego Forda: Jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż konkurenci, nie ma sensu, żebyśmy to robili i powinniśmy zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej niż my

Przykłady zastosowania outsourcingu

Outsourcing znajduje zastosowanie w wielu dziedzinach. Oto kilka przykładów:

• IT – zlecanie zarządzania infrastrukturą informatyczną, tworzenia oprogramowania, utrzymania systemów czy wsparcia technicznego specjalistycznym firmom IT. Pozwala to na dostęp do najnowszych technologii i zabezpieczeń. W przypadku IT można mówić o outsourcingu na kilku poziomach, przykładowo chmura jest kolejnym poziomem kupia od zewnętrznego dostawcy zasobów.
• Księgowości – przekazywanie prowadzenia ksiąg rachunkowych, rozliczeń podatkowych czy płac zewnętrznym biurom rachunkowym, co zapewnia zgodność z przepisami i zmniejsza ryzyko błędów.
• HR – zlecanie rekrutacji, szkoleń, obsługi kadrowo-płacowej czy nawet zarządzania zasobami ludzkimi wyspecjalizowanym firmom, co usprawnia procesy i redukuje koszty administracyjne.
• Logistyki – powierzenie zarządzania łańcuchem dostaw, magazynowaniem czy transportem firmom logistycznym, co pozwala na optymalizację kosztów i terminów dostaw.

Wady i ryzyka związane z outsourcingiem

Mimo wielu zalet, outsourcing niesie ze sobą pewne ryzyka:

• Utrata kontroli – przekazanie zadań na zewnątrz może wiązać się z mniejszym wpływem na jakość i sposób ich realizacji, co może odbić się na wizerunku firmy.
• Problemy z komunikacją – różnice kulturowe, językowe czy strefy czasowe mogą utrudniać współpracę i prowadzić do nieporozumień.
• Zależność od zewnętrznego dostawcy – firma może stać się zbyt zależna od jednego partnera biznesowego, co w przypadku problemów po jego stronie może negatywnie wpłynąć na działalność przedsiębiorstwa. Przykładem może być branża motoryzacyjna w latach 2020-2022, gdzie ze względu na zerwane łańcuchy dostaw bardzo trudno było o podzespoły elektroniczne.
• Zagrożenia dla bezpieczeństwa danych – przekazywanie wrażliwych informacji zewnętrznym podmiotom może zwiększać ryzyko wycieku danych lub naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych.

Jak skutecznie wdrożyć outsourcing?

Aby outsourcing przyniósł oczekiwane korzyści, ważne jest odpowiednie przygotowanie. Oto kilka kroków, które warto podjąć:

• Analiza potrzeb – dokładne określenie, które obszary działalności można przekazać na zewnątrz i jakie korzyści to przyniesie.
• Wybór odpowiedniego dostawcy – przeprowadzenie dogłębnego procesu selekcji, sprawdzenie referencji, doświadczenia, stabilności finansowej oraz zrozumienia specyfiki branży.
• Sporządzenie jasnej umowy – precyzyjne określenie zakresu usług, oczekiwań, terminów, standardów jakości oraz warunków finansowych i ewentualnych kar umownych.
• Zarządzanie relacją z dostawcą – regularne monitorowanie realizacji usług, utrzymywanie otwartej komunikacji i współpraca w rozwiązywaniu ewentualnych problemów.

Outsourcing a etap rozwoju firmy

W przypadku małych firm część zadań wydaje się oczywista do zlecenia na zewnątrz. Przykładem jest tutaj księgowość. Niezależnie, czy prowadzona jest w formie jdg czy sp. z o.o. na początku trudno zatrudnić osobę która się tym zajmie. Z drugiej strony gdy firma rozwinie się do dziesiątek, czy setek pracowników konieczność komunikacji na zewnątrz może zmniejszać efektywność. I tak większe firmy tworzą wewnętrzne działy księgowości, marketingu i wielu innych.

Podsumowanie

Outsourcing to efektywne narzędzie, które może przynieść firmie wiele korzyści, pod warunkiem odpowiedniego jego zastosowania. Pozwala na redukcję kosztów, dostęp do wiedzy specjalistycznej oraz skupienie się na kluczowych kompetencjach. Jednak decyzja o skorzystaniu z outsourcingu powinna być dobrze przemyślana i oparta na solidnej analizie. Ważne jest również świadome zarządzanie ryzykami i aktywne zarządzanie relacjami z dostawcą, aby osiągnąć oczekiwane rezultaty i uniknąć potencjalnych pułapek.